شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست و چگونه اهداف و KPIها را تعیین کنیم؟
امروزه یکی از عوامل مهم و تاثیرگذار در موفقیت سازمان‌ها، داشتن درک صحیح از شاخص کلیدی عملکرد (KPI) و چگونگی تعریف آن است. شناخت و آگاهی از اینکه (KPI) چیست و چگونه می‌توانیم از آن برای سنجش عملکرد استفاده کنیم، به ما کمک می‌کند تا با برنامه و دقت بیشتری به سمت اهداف سازمان حرکت کرده و نتایج بهتری را به دست آوریم. در ادامه ابتدا به این می‌پردازیم که شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست و چگونه تعریف می‌شود، سپس به اهمیت آن، چگونگی شناسایی و تعیین اهداف و KPIهای موثر و چالش‌ها و اشتباهات رایج در تعریف KPIها خواهیم پرداخت.
شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
شاخص کلیدی عملکرد (KPI)، ابزاری مدیریتی است که برای سنجش و ارزیابی عملکرد سازمان‌ها در دستیابی به اهداف استفاده می‌شود. KPIها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند تا با استفاده از داده‌های قابل اندازه گیری، میزان پیشروی خود را در مسیر اهداف تعیین شده و دستیابی به آنها ارزیابی کرده و در صورت لزوم، تغییراتی را برای بهبود عملکرد خود ایجاد نمایند. شاخص های کلیدی عملکرد، براساس اهداف سازمانی تعیین می‌شوند و می‌توان از آنها در بخش های مختلفی مانند بخش مالی، منابع انسانی ، بازاریابی و عملیاتی استفاده کرد. در ادامه به تعریف جزئی و دقیق‌تر KPI و اهمیت استفاده از آن می‌پردازیم.
تعریف شاخص کلیدی عملکرد (KPI)
شاخص کلیدی عملکرد (Key Performance Indicator) که با نام KPI شناخته می‌شود، یک معیار قابل‌اندازه‌گیری برای نمایش عملکرد یک فرد، واحد یا سازمان در دستیابی به اهداف مشخص است. شاخص کلیدی عملکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا میزان پیشرفت و موفقیت خود را در دستیابی به اهداف تعیین شده مشاهده و ارزیابی کنند. KPIها به شکل‌های مختلف درصدی، عددی و نموداری قابل ارائه هستند.
اهمیت استفاده از KPI چیست؟
باتوجه به اینکه KPIها میزان موفقیت سازمان را در دستیابی به اهداف مشخص شده به طور دقیق مورد سنجش قرار می‌دهند، به مدیران و تیم‌ها این امکان را می‌دهند تا با ایجاد تغییراتی موثر، عملکرد سازمان را در دستیابی به نتایج بهبود بخشند. از طرفی دیگر ارزیابی‌های انجام شده با شاخص‌های کلیدی عملکرد در شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان به ما کمک می‌کنند. با استفاده از اطلاعات دریافتی از KPIها، به راحتی می‌توان تشخیص داد که آیا سازمان ما در مسیر درست و مورد نظر ما حرکت می‌کند یا استراتژی‌ها و فعالیت‌های آن نیاز به بازنگری و تغییر دارند.
تعیین اهداف و KPIها
پیش از این با KPI و اهمیت استفاده از آن آشنا شدید؛ اما باید توجه داشت که برای به کارگیری هرچه بهتر از شاخص کلیدی عملکرد در مسیر رشد سازمان، باید اهداف سازمان ما مشخص و تعیین شده باشند. مشخص بودن اهداف سازمانی به ما کمک می‌کند تا KPIهایی همسو با اهداف سازمانی تعریف کنیم. هرچه شاخص‌های ما با اهدافمان مرتبط باشند، اطلاعات دریافتی از آنها برای ارزیابی عملکرد سازمان موثرتر و دقیق‌تر خواهند بود.
اهمیت تعیین اهداف مشخص
پایه و اساس تعیین KPIها، تعیین اهداف مشخص است. تا زمانی که اهداف ما واضح و دقیق تعریف نشده باشند، تعریف KPIهایی که عملکرد کسب‌وکار ما را به درستی ارزیابی کنند، بسیار سخت خواهد بود. برای تعیین اهداف موردنظر می‌توان از روش SMART کمک گرفت؛ هدف‌گذاری SMART (مشخص، قابل‌اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و زمان‌دار) تا حد امکان این اطمینان را می‌دهد که اهداف ما درست تعیین شده‌اند.
چگونگی تعریف KPIها بر اساس اهداف
همانطور که گفته شد برای تعریف شاخص کلیدی عملکرد (KPI) همسو و مربط با اهداف سازمان، ابتدا باید اهداف سازمانی خود را به خوبی بشناسیم. پس از شناخت اهداف، با کمک آنها شاخص‌هایی را تعریف و تعیین کنید که می‌توانند میزان پیشرفت سازمان را در مسیر رسیدن به این اهداف ارزیابی و اندازه‌گیری کنند. برای مثال، اگر هدف شما افزایش فروش است، KPIهایی مانند نرخ تبدیل، تعداد فروش‌ها یا میانگین ارزش سفارشات شاخص‌های مناسبی برای هدف شما هستند.
انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) انواع مختلفی دارند که با توجه به اهداف سازمان و همچنین بخش‌های مختلف آن، می‌توان از آنها استفاده کرد. هر KPIباتوجه به ماهیت خود، اطلاعات و داده‌های مختلفی را می‌تواند در اختیار ما قرار دهد که در ارزیابی و سنجش عملکرد آن حوزه به ما کمک می‌کند. در ادامه با سه نوع از KPIها آشنا خواهید شد.
KPIهای مالی
همانطور که از نام آن مشخص است، KPIهای مالی به بررسی وضعیت مالی و سودآوری کسب‌وکار می‌پردازند. به طور مثال درآمد کل، نرخ بازگشت سرمایه (ROI)، سود ناخالص، سود خالص و حاشیه سود از جمله مهترین KPIهای مالی هستند. شاخص‌های این بخش به مدیران سازمان این امکان را می‌دهند تا عملکرد مالی سازمان را به طور دقیق بررسی کرده و تصمیمات بهتری در ادامه مسیر بگیرند.
KPIهای عملیاتی
شاخص‌های عملیاتی با فرآیندهای داخلی و عملیاتی سازمان ارتباط دارند و برای بهبود کارایی و کیفیت مورد استفاده قرارمی‌گیرند.برای مثال، مدت زمان تکمیل سفارش، میزان بهره‌وری کارکنان، و میزان خطاهای تولید از جمله KPIهای عملیاتی مهم به شمار می‌روند. این شاخص‌ها به ما کمک می‌کنند تا فرآیندها را بهینه‌سازی کرده و هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهیم.
KPIهای بازاریابی
KPIهای بازاریابی به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملکرد کمپین‌های بازاریابی خود را بسنجند و تعیین کنند که چقدر در جذب مشتریان جدید و حفظ مشتریان فعلی موفق بوده‌اند. از جمله KPIهای بازاریابی مهم می‌توان به نرخ تبدیل، هزینه به‌ازای هر کلیک (CPC)، نرخ بازگشت مشتریان، و تعداد لیدهای تولیدشده اشاره کرد.
نحوه پایش و به‌روزرسانی KPIها
یک شاخص کلیدی عملکرد زمانی می‌تواند برای سازمان مفید باشد که به طور مستمر به آن مراجعه شده و باتوجه به اطلاعات آن و ارزیابی‌های انجام شده، اقدامات مورد نیاز برای رسیدن سریع‌تر به اهداف انجام شود. پایش مستمر و به‌روزرسانی KPIها به ما کمک می‌کنند تا مسیر رسیدن به اهداف سازمانی را در مدت زمان کم‌تری طی کنیم.
ضرورت پایش مداوم KPIها
در مسیر رسیدن به اهداف سازمانی، پایش مداوم KPIها یکی از عوامل مهم است که به شما این امکان را می‌دهد تا در صورت هرگونه انحراف از مسیر تعیین شده، در کوتاه‌ترین زمان متوجه آن شده و اقدامات اصلاحی را انجام دهید. اگر پایش KPIها به طور مستمر انجام نشود، ممکن است مشکلات بالقوه نادیده گرفته شوند و زمانی که با آنها روبه‌رو می‌شوید، اصلاح آن ها بسیار دشوار باشد.
به‌روزرسانی و تعدیل KPIها
در برخی مواقع، با تغییر شرایط بازار یا اهداف سازمان، لازم است که KPIها نیز به‌روزرسانی شوند. به طور مثال، ممکن است پس از موفقیت در رسیدن به یک هدف خاص، نیاز به تعریف KPIهای جدیدی باشد که با هدف جدید ایجاد شده مرتبط باشند. همچنین، ممکن است که یک KPI بنا به دلیل خاصی، به‌درستی عملکرد را نشان ندهد، در این حالت باید آن را تغییر داد.
ابزارهای مدیریت و تحلیل KPIها
همانطور که گفته شد، شاخص‌های کلیدی عملکرد که باتوجه به اهداف مورد نظر ما تعیین می‌شوند، اطلاعاتی را در اختیار ما قرار‌می‌دهند که با استفاده از آن می‌توان عملکرد سازمان را ارزیابی نمود؛ اما باید به این نکته توجه کرد که این اطلاعات پیچیده بوده و تجزیه و تحلیل آنها در این حالت کار نسبتا دشواری است. به منظور درک بهتر اطلاعات و داده‌های KPIها از ابزارهای مختلفی استفاده می‌شود که در ادامه به دو مورد از آنها اشاره شده است.
استفاده از داشبوردهای مدیریتی
از جمله ابزارهای قدرتمند برای تحلیل KPIها، می‌توان به داشبوردهای مدیریتی اشاره کرد. داشبوردها معمولاً به‌صورت نموداری و بصری طراحی می‌شوند که به درک سریع و آسان اطلاعات کمک می‌کنند. این ابزارها به مدیران اجازه این امکان را می‌دهند تا به‌طور همزمان چندین KPI را مشاهده کرده و روندهای عملکردی را به‌راحتی تحلیل کنند.
ابزارهای تحلیل داده
یکی دیگر از ابزارهای مهم برای تجزیه و تحلیل دقیق KPIها، ابزارهای تحلیل داده هستند.
ابزارهای تحلیل داده مانند Google Analytics، Power BI، و Tableau می‌توانند داده‌های پیچیده KPIها را به اطلاعات قابل‌فهم تبدیل کنند و به شما این امکان را می‌دهند که روندها، نقاط قوت و ضعف را شناسایی کرده و تصمیمات بهتری بگیرید.
چالش‌ها و اشتباهات رایج در تعریف و استفاده از KPIها
استفاده از KPIها برای ارزیابی عملکرد سازمانی به همان اندازه که می‌تواند مفید باشد، به همان میزان می‌تواند موجب شود که از مسیر تعیین شده و اهداف سازمانی دور شده و باعث جلوگیری از پیشرفت سازمان شود. این اتفاقات زمانی خواهد افتاد که شما در دام اشتباهات رایجی که در انتخاب KPIها وجود دارد بیافتید. موارد زیر، دو مورد از رایج‌ترین اشتباهات در تعریف KPIها به شمار می‌روند.
انتخاب KPIهای نادرست
یکی از رایج‌ترین اشتباهات در تعریف KPIها، انتخاب شاخص‌هایی است که با اهداف سازمان همسو نبوده و به طور مستقیم با آنها مرتبط نیستند. انتخاب نادرست KPIهایی که با اهداف سازمان مرتبط نباشند، نه تنها موجب بهبود عملکرد نخواهد شد؛ بلکه باعث می‌شود وقت و منابع خود را صرف اندازه‌گیری‌های بی‌اهمیت و بدون کاربرد کنیم.
نادیده گرفتن تعامل کارکنان با KPIها
درصورتی که کارکنان در فرآیند تعیین KPIها شرکت نکنند یا از آنها اطلاع کافی نداشته باشند، ممکن است به‌جای تلاش برای بهبود عملکرد، دچار بی‌انگیزگی و عدم تمایل به انجام کار شوند. پس توجه داشته باشید که کارکنان باید به‌خوبی با KPIها آشنا باشند و درک کنند که چگونه عملکردشان به این شاخص‌ها مرتبط است.
شاخص کلیدی عملکرد؛ طراحی کمپین استراتژی فمیلی
در این مقاله، به بررسی مفاهیم مرتبط با شاخص کلیدی عملکرد (KPI) پرداختیم و به سؤال عبارت KPI چیست پاسخ مفصلی دادیم. همچنین فرآیند تعریف اهداف و KPIهای مناسب را بررسی کردیم و به نقش اساسی این شاخص‌ها در موفقیت کسب‌وکارها پرداختیم. دانستیم که شاخص کلیدی عملکرد (KPI) ابزاری قدرتمند برای مدیریت و بهبود عملکردهای کسب و کار است و در صورتی که به‌درستی تعریف و استفاده شده باشد، می‌تواند نقش مهمی در دستیابی به اهداف سازمانی ایفا کند.
یکی از خدماتی که ما در استراتژی فمیلی ارائه می‌دهیم؛ مشاوره حرفه‌ای طراحی کمپین است. اگر نیاز دارید برای کمپین‌های خود اهداف و KPI هایی تعریف کنید و به راهنمایی نیاز دارید، می‌توانید با ما تماس بگیرید.
بدون دیدگاه